Se você tem a sensação de que os dias parecem curtos para cumprir todas as suas obrigações, talvez falte praticar a administração do tempo.
Essa estratégia é capaz de acrescentar fôlego e tranquilidade na sua vida.
Tudo para que as tarefas sejam realizadas de forma adequada e com qualidade, sem desgaste ou sobrecarga.
Com isso, diversos benefícios podem ser notados, com destaque para a melhora no bem-estar.
E quem não deseja isso, não é mesmo?
Então, não deixe de acompanhar este artigo até o final.
Principais ferramentas e técnicas para otimizar a administração do tempo
Além de todas as dicas que viu até aqui, você pode apostar em ferramentas e técnicas para gerenciar melhor o seu tempo.
Conheça algumas delas!
1. Check list
Também conhecido por “to do”, a lista serve para elencar todas as tarefas do seu dia.
Coloque, ao lado de cada uma delas, o prazo e o nível de urgência e importância.
Faça um “check” – uma espécie de confirmação – sempre que finalizar alguma atividade.
2. Agenda
Organizar os compromissos diários é de grande importância, mas não se limite a isso.
É fundamental ter um cronograma semanal e, muitas vezes, mensal.
Assim, você consegue dividir melhor as suas tarefas. E, claro, não perde as datas.
3. Flexibilização do planejamento
Ter um planejamento é imprescindível. Afinal, ele serve como um guia para você realizar tudo o que precisa.
No entanto, ele não é definitivo. Você pode, sim, ajustá-lo sempre que houver necessidade.
Basta realizar alterações conscientes.
4. Foco nos valores pessoais
Consiste em priorizar tarefas que tenham relação com os seus valores e objetivos.
Se você determinou a realização de uma atividade, mas ela não é uma meta para um propósito maior, talvez não seja tão fundamental quanto pensa.
Faça um trabalho de reflexão e avalie se os seus afazeres estão alinhados ao que acredita e busca.
Passo a passo e dicas para melhorar a administração do tempo
Animado para começar?
Agora, vamos resumir o passo a passo para você otimizar melhor o seu tempo.
1. Planeje e estabeleça prazos
Sempre defina datas para cumprir suas tarefas.
Lembre que os prazos devem ser possíveis de serem alcançados.
2. Use calendários e organizadores
Faça uso de ferramentas de apoio para cumprir as tarefas e prazos com excelência.
O Google Agenda, por exemplo, é um excelente serviço. E gratuito.
3. Conheça seus limites
Não estabeleça desafios maiores do que consegue realizar.
Saiba até onde pode ir.
4. Aprenda a dizer “não”
Se uma tarefa for desgastante demais e não estiver atrelada aos seus valores pessoais, repense sobre ela.
Além disso, se o seu cronograma estiver apertado, recusar é uma boa opção.
5. Estabeleça o tempo necessário para cada atividade
Isso pode ser difícil no começo.
Mas, com o tempo, você será capaz de identificar com facilidade quanto tempo leva para cada atividade.
De início, conte com o suporte de um cronômetro.
6. Tenha foco e bloqueie as distrações
Como já falamos, evite os ladrões de tempo.
Sabe aquele cafezinho com os colegas de trabalho durante a tarde?
Se for atrapalhar as suas tarefas, rejeite o convite.
Ou, se aceitar, não passe mais tempo do que deveria.
7. Seja objetivo
A objetividade é uma característica essencial para quem quer cumprir as tarefas dentro do prazo estabelecido.
Afinal, quanto mais direto e assertivo você for, menos tempo levará.
8. Priorize e delegue
Você já viu que as tarefas devem ser priorizadas.
Mas, além disso, elas também podem ser delegadas. Isso significa que algumas atividades podem ser realizadas por outras pessoas.
Ao estabelecer as prioridades, que tal pensar sobre isso também?
9. Registre os resultados alcançados
Para manter a sua motivação em alta, procure anotar as suas conquistas.
Conseguiu realizar todos os compromissos do dia? Ótimo!
Registre isso e use como estímulo para continuar as suas atividades.
10. Separe tempo para os imprevistos
Não tem jeito: imprevistos acontecem.
Por isso, no seu planejamento, deixe espaços livres para a resolução de problemas.
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